Cabinet BKP et associés / Paris - Versailles
La réglementation française du temps de travail permet aux entreprises d’adapter l’organisation des horaires aux contraintes de leur activité et, dans certaines conditions, aux besoins des salariés.
Cette souplesse peut prendre différentes formes : horaires individualisés, modulation ou aménagement du temps de travail sur plusieurs semaines, temps partiel, forfait en heures ou en jours, ou encore attribution de jours de repos.
Cette flexibilité n’est toutefois pas synonyme d’absence de cadre.
Dès lors que les salariés ne sont pas soumis à un horaire collectif identique, l’employeur doit notamment être en mesure de décompter et de justifier le temps de travail effectivement accompli.
La mise en place d’horaires flexibles doit donc s’accompagner d’un dispositif de suivi suffisamment fiable pour garantir le respect de la durée du travail, des repos et des éventuelles heures supplémentaires.
Pour un salarié à temps complet, la durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine, soit 1 607 heures par an dans le cadre de la référence annuelle.
Cette durée constitue un seuil de déclenchement des heures supplémentaires et non nécessairement une obligation de travailler exactement 35 heures chaque semaine.
Des dispositifs d’aménagement permettent en effet de répartir différemment le temps de travail.
L’enjeu consiste donc à distinguer la durée du travail de la manière dont cette durée est répartie dans le temps.
Une entreprise peut, par exemple, prévoir des semaines plus longues pendant les périodes de forte activité et des semaines plus courtes lorsque l’activité diminue, sous réserve de respecter les règles applicables.
L’un des dispositifs les plus intéressants pour répondre aux attentes de flexibilité est celui des horaires individualisés.
Concrètement, il peut s’agir de permettre aux salariés de choisir leur heure d’arrivée et de départ à l’intérieur de plages horaires définies par l’entreprise.
Un système classique peut ainsi prévoir une plage fixe, pendant laquelle la présence est obligatoire, et des plages variables, durant lesquelles le salarié dispose d’une certaine liberté comme le montre l’exemple ci-dessous :
Arrivée :
Plage variable
Matinée :
Plage fixe
Pause méridienne :
Plage variable
Après-midi :
Plage fixe
Départ :
Plage variable
Le dispositif peut également permettre, sous certaines conditions, de reporter des heures d’une semaine à l’autre.
L’article L. 3121-48 du Code du travail prévoit ainsi la possibilité, à la demande de certains salariés, de mettre en place des horaires individualisés permettant un tel report, dans les limites prévues par les textes.
La mise en place nécessite notamment l’avis conforme du CSE lorsqu’il existe ; dans les entreprises dépourvues de représentant du personnel, une autorisation de l’inspection du travail est prévue.
Il est donc important de ne pas confondre horaires flexibles et simple liberté informelle laissée aux salariés. Un dispositif juridiquement sécurisé doit définir ces règles : plages fixes et variables, amplitude des horaires, éventuel crédit ou débit d’heures, modalités de report et conditions de contrôle.
Une autre possibilité consiste à organiser le temps de travail sur une période supérieure à la semaine. Ce mécanisme est particulièrement adapté aux entreprises connaissant des variations prévisibles d’activité.
Un salarié pourra, par exemple, travailler 39 ou 40 heures certaines semaines, puis 30 ou 31 heures d’autres semaines, de manière à équilibrer le temps de travail sur la période de référence.
Un accord d’entreprise ou d’établissement, ou à défaut une convention ou un accord de branche dans les conditions prévues par le Code du travail, peut organiser cette répartition.
L’accord doit notamment déterminer la période de référence, qui ne peut en principe excéder un an, ou trois ans lorsqu’un accord de branche l’autorise, ainsi que les conditions et délais de prévenance des changements d’horaires ou de durée du travail.
Ce dispositif permet donc de concilier les fluctuations de l’activité avec une rémunération mensuelle stable.
Il doit cependant être suffisamment encadré afin que les salariés puissent connaître les règles applicables et que l’employeur puisse déterminer précisément les heures réalisées et les éventuelles heures supplémentaires.
L’aménagement peut également porter sur le nombre d’heures travaillées plutôt que sur leur répartition quotidienne.
Le travail à temps partiel permet ainsi de prévoir une durée de travail inférieure à celle d’un salarié à temps complet, avec une répartition des horaires qui doit respecter les dispositions légales et conventionnelles applicables.
D’autres dispositifs peuvent également être utilisés, notamment les conventions de forfait en heures ou en jours, lorsque les conditions légales et conventionnelles sont réunies.
Le forfait en jours répond à une logique différente : le temps de travail n’est pas décompté en heures de la même manière que pour un salarié soumis à un horaire collectif, mais principalement en nombre de jours ou demi-journées travaillés.
Le Code du travail prévoit d’ailleurs un régime spécifique de suivi pour ces salariés.
Il convient donc d’adapter le système de suivi à la nature du dispositif retenu : on ne contrôle pas un horaire individualisé de la même manière qu’un forfait annuel en jours.
Pour un tel dispositif, l’employeur doit être en mesure de prouver que les salariés concernés disposent d’une autonomie importante dans l’organisation de leur temps de travail.
La flexibilité des horaires ne dispense pas l’employeur de ses obligations en matière de suivi. C’est un point essentiel : l’employeur doit être en mesure de comptabiliser le temps de travail accompli par les salariés lorsque ceux-ci ne travaillent pas selon un même horaire collectif.
L’article L. 3171-2 du Code du travail prévoit que, lorsque les salariés d’un service ou d’un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l’employeur établit les documents nécessaires au décompte de la durée du travail ainsi que des repos compensateurs acquis et de leur prise effective. Le Code du travail précise également les modalités de ce décompte.
Pour les salariés ne travaillant pas selon le même horaire collectif, la durée du travail doit être décomptée quotidiennement, par l’enregistrement des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d’heures accomplies, puis faire l’objet d’une récapitulation hebdomadaire. Cela signifie qu’un système d’horaires flexibles doit être associé à un véritable dispositif de suivi.
Le Code du travail n’impose pas, de manière générale, une pointeuse ou un logiciel particulier. Le décompte peut être réalisé « selon tous moyens ».
En pratique, l’entreprise peut donc utiliser différents outils : badgeuse, logiciel de gestion des temps, application, feuille de temps ou autre système permettant d’enregistrer les horaires et de produire les récapitulatifs nécessaires.
L’important n’est pas tant la technologie utilisée que la fiabilité et la capacité du système à permettre un décompte objectif du temps de travail.
Lorsque le décompte repose sur un système d’enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable.
L’employeur doit par ailleurs tenir à la disposition de l’inspection du travail les documents permettant de comptabiliser le temps de travail accompli par chaque salarié.
Le système de suivi joue un rôle majeur en cas de contestation relative aux heures travaillées.
En cas de litige portant sur l’existence ou le nombre d’heures de travail accomplies, l’employeur doit fournir au juge les éléments permettant de justifier les horaires effectivement réalisés.
Le salarié doit lui aussi présenter les éléments à l’appui de sa demande, le juge appréciant ensuite l’ensemble des éléments produits.
Cette règle montre l’intérêt, pour l’entreprise, de disposer d’un dispositif de suivi cohérent, régulier et traçable.
Une politique d’horaires flexibles dépourvue d’un système fiable de décompte peut en effet créer une difficulté importante pour démontrer le respect des durées maximales de travail ou déterminer précisément les heures supplémentaires.
L’un des principaux écueils consiste à considérer que la mise en place d’horaires flexibles signifie que chacun peut librement choisir ses horaires sans autre formalité.
En réalité, l’entreprise doit définir un cadre suffisamment précis : plages de présence obligatoire, plages variables, règles relatives aux pauses, modalités de report des heures, procédure en cas de dépassement, validation des éventuelles heures supplémentaires et modalités de suivi.
Cette formalisation permet de concilier deux objectifs qui peuvent sembler contradictoires : accorder davantage d’autonomie aux salariés tout en conservant la maîtrise juridique et organisationnelle du temps de travail.
L’employeur doit également veiller au respect des règles relatives aux durées maximales de travail et aux temps de repos.
L’aménagement du temps de travail ne peut donc pas conduire à considérer que la flexibilité permet de s’affranchir des règles protectrices applicables au salarié.
Bien conçu, un système d’horaires flexibles peut répondre à plusieurs objectifs : faciliter l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, réduire les contraintes liées aux trajets, adapter les horaires aux pics d’activité ou encore favoriser l’autonomie des salariés.
Pour l’entreprise, la flexibilité peut également permettre de mieux faire correspondre la présence des équipes aux besoins opérationnels.
Mais cette souplesse doit être accompagnée d’une organisation suffisamment rigoureuse pour éviter les dérives : heures supplémentaires non maîtrisées, dépassements des durées maximales, difficultés de preuve ou inégalités de traitement entre salariés.
L’aménagement du temps de travail doit donc être pensé comme un système complet, et non comme la seule modification des horaires et doit être mis en place dans le respect des procédures légales en vigueur.
